У топ-менеджера, как правило, больше обязанностей, чем у других членов его команды. Как совместить работу и личную жизнь, преуспевая во всех сферах жизни? И как грамотно расставлять приоритеты в работе, чтобы процессы были налажены и помогали компании развиваться и увеличивать доход?

Подробно об этом рассказывает Сергей Сароян в Одессе на авторских бизнес-встречах. В статье мы рассмотрим основные принципы расстановки приоритетов и тайм-менеджмента для топа в крупной компании.

Как правильно расставлять приоритеты

Существует несколько критериев, по которым можно говорить о приоритетности той или иной задачи:

  • количество времени, которое необходимо потратить на решение задачи;
  • сложность/понятность задачи;
  • последствия от невыполнения задачи;
  • возможность делегировать задачу подчиненным;
  • значимость задачи и т.д.

Часто для расстановки приоритетов топ-менеджеры также используют различные методы и подходы.

ABC-анализ

Этот метод позволяет расставить задачи по степени их важности. Чтобы проанализировать все задачи, необходимо составить полный перечень задач (на неделю, на месяц, на год и т.д) и распределить их по трем колонкам: 

  • А – самые важные дела, занимающие 15% от общего числа задач руководителя. Их значимость составляет 65%. Такие задачи, как правило, не делегируются другим исполнителям.
  • В – не важные дела, занимающие около 20% от общего количества задач. Их значимость составляет 20%. Эти задачи можно делегировать ответственным сотрудникам.
  • С – несущественные дела, занимающие около 65% от общего числа задач, их значимость равна 15%. Такие задачи можно делегировать любому сотруднику.

Задачи из категории А – самые важные и выполняются в первую очередь. Остальные задачи выполняются в соответствии с их значимостью. Однако важно понимать, что задачи из списка С также должны быть выполнены. 

Не забывайте, что "важность" и "срочность" – это два разных понятия. При прочих равных критериях предпочтение отдается более важной задаче, нежели срочной. 

Матрица Эйзенхауэра

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

  • А – Важно и срочно
  • В – Не срочно, но важно
  • С – Срочно, но не важно
  • D – Не срочно и не важно 

Далее, опираясь на эти данные, выбирается очередность выполнения каждой задачи.

Не стоит выполнять в первую очередь те задачи, которые кажутся вам более интересными. Опирайтесь также на важность таких дел, советует бизнесмен Сергей Сароян. Одесса – город, где проходят тренинги автора, уже насчитывает более 70 тысяч предпринимателе. Вы также можете записаться на тренинг и примкнуть к их числу.

Советы для эффективного тайм-менеджмента 

  • Составляйте список всех дел

Это поможет увидеть вашу загруженность и грамотно распределить время на все необходимые задачи.

  • Установите дедлайны для всего

Это необходимо для того, чтобы не откладывать часть задач "на потом".

  • Наблюдайте за своим биологическим ритмом

Зная время пика своей продуктивности, вы сможете внести в план те задачи, которые требуют более ответственного и внимательного подхода к решению. 

  • Используйте полезные инструменты 

Делайте записи в ежедневнике, используйте приложения в телефоне или таблицы в ноутбуке, чтобы отслеживать выполнение всех задач. 

  • Будьте последовательны

Важно последовательно выполнять задачи в течение дня, выделяя 10 минут для того, чтобы перейти от одного дела к другому и сосредоточиться на нем. Если вы будете переключаться с задачи на задачу, это отнимет много сил и энергии. Следовательно, не приведет к необходимым результатам.

  • Запланируйте дни без созвонов и совещаний

В это время вы сможете заняться самыми приоритетными задачами

Выделяйте и дни для решения мелких задач, советует на своих встречах по бизнесу Сергей Сароян в Одессе.

Правила и техники эффективного тайм-менеджмента

Существует несколько техник организации своего временного пространства. В рамках этой статьи раскроем три техники. Вы можете выбрать наиболее подходящую для вас:

Правило 1-3-5

Согласно этому правилу, в день человек может совершить только 9 дел – одно из них самое приоритетное, еще три - чуть менее значимых и 5 не важных дел. Распланируйте все свои задачи на неделю или месяц в соответствии с этим планом и при необходимости подкорректируйте его под себя.

Без умения грамотно распределять свое время невозможно эффективно решать все имеющиеся задачи. На авторских тренингах, которые проводит бизнесмен Сергей Сароян в Одессе, подробно разбираются правила тайм-менеджмента для руководителей. 

Правило Бейли или правило трех

Это правило предлагает выбрать на день всего 3 действительно важных задачи и сосредоточиться на них, не отвлекаясь на более мелкие дела.

Правило Чирилло

Этот метод считается одним из самых эффективных методов современного тайм-менеджмента. Он предлагает ставить таймер на 25 минут и, не отвлекаясь, решать задачу в течение этого времени. Далее выделить 5 минут на отвлечение от этой задачи и после заново приступить к ней еще на 25 минут.

Завершение

Разумеется, невозможно раскрыть полностью все подходы к планированию работы и тайм-менеджменту в рамках одной статьи. Более глубоко в этих вопросах поможет разобраться на бизнес-встречах Сергей Сароян. Одесса входит в список городов-участников сообщества Board, от этого города представлен 21 ментор и 100 участников.